055 Schreckminuten als Trainer/in

„So etwas darf eigentlich nie passieren!“

Seminarvorbereitung wie immer: Im Herbst 2016 wurden aus einer Auswahl von Terminvorschlägen vom Kunden ein Termin ausgewählt und für KW 21 in 2017 bestätigt. Am vergangenen Wochenende habe ich dann Flip-Charts und Teilnehmerunterlagen vorbereitet und mich intensiv darauf gefreut, am Dienstag und Mittwoch bei einem langjährigen Kunden zum wiederholten Mal vertieft und grundsätzlich über das Thema „Work-Life-Balance“ zur Verhaltensprävention stressbedingter Erkrankungen mit einer Gruppe von sechs Teilnehmer/innen im Großraum Stuttgart nachzudenken.

Am vergangenen Donnerstagnachmittag bestätigt mir diese Kundin in einer Mail freudig, dass sie mich am folgenden Montag (also zum Veröffentlichungstermin dieses Blog-Beitrags) um 08:00 Uhr zum Seminarraum auf dem Firmengelände geleiten möchte, damit ich im Seminarraum vorbereiten kann. Ich lese diese Mail gefühlt dreimal, schaue in meinen Kalender, in dem der Termin für Dienstag und Mittwoch eingetragen ist – und die kalte, erschreckende Gewissheit steigt in mir auf, dass hier wohl etwas gründlich schiefgegangen ist.

Gut, dass in diesem Moment meine aktuellen Seminarteilnehmer/innen gerade in einer Gruppenarbeit waren, so dass ich die Kundin sofort anrufen konnte. Sie bestätigt mir, dass der fragliche Termin im System (Einladung der Teilnehmer/innen, Raumbuchung) für Montag und Dienstag fest eingeplant ist – und ich bin langsam wirklich verzweifelt, weil in meinem Kalender für Montag diverse Kundentermine im Rhein-Main-Gebiet stehen, die insgesamt ca. 20 Personen und eine Hotelbuchung betreffen. Und von Donnerstag bis Montag gibt es nun noch gut ein Arbeitstag! In dieser Situation erkläre ich der Kundin, dass in meinem Terminkalender das Seminar für Dienstag und Mittwoch eingetragen ist – und ich am Montag definitiv nicht kann.

Ganz ruhig und sachlich hörte mir meine Kundin zu – und entschied dann - ohne Vorwurf oder emotionalen Ausbruch: „Seminar absagen, neu terminieren – meine Kolleg/innen kommen in der nächsten Woche auf Sie zu für die Planung!“ Mir fiel sprichwörtlich nicht nur ein Stein vom Herzen! Diese Situation - einigermaßen gerettet und große Dankbarkeit für dieses wertschätzende Verständnis der Kundin!

Natürlich haben wir beide danach versucht nachzuvollziehen, wie dieses Missgeschick genau entstanden ist: Der Kunde hat mir in der Tag im Herbst 2016 den Termin Montag/Dienstag bestätigt – und leider wurde der Termin in meinem Kalender mit Dienstag/Mittwoch hinterlegt.

 

Wie konnte es passieren, dass sämtliche Mails des Kunden (es waren drei bis fünf Mails), in dem explizit Montag/Dienstag bestätigt wurden, nicht so intensiv in mein Bewusstsein gedrungen sind? Welche (un-) bewussten Kräfte waren hier am Werke? Wie konnte sich der Seminartermin am Dienstag/Mittwoch in so großer Gewissheit in meiner Wahrnehmung „festsetzen“? Zu keinem Zeitpunkt vorher haben irgendwelche Alarmglocken geläutet… Stattdessen wurden ca. zehn Tage vorher Teilnehmerunterlagen und die Flip-Charts für den Seminartermin Dienstag/Mittwoch ausgefertigt – und dem eigenen Kalendereintrag vertraut.

Diese besondere Art von Terminkollision habe ich erst- und einmalig in den vergangenen über 25 Jahren erlebt. Welche Erfahrungen haben Sie mit vergleichbaren Situationen und Terminüberschneidungen?

 

So bin ich gespannt und neugierig auf Ihre Diskussionsbeiträge zu diesem Thema (AMS). 

 

Dankbarer Nachtrag: Bereits am 22. Mai 2017 wurde ein neuer Termin im November 2017 für das zweitägige Seminar gefunden. Diesmal habe ich den Kalendereintrag mehrfach gecheckt. 

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